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敏捷分享丨?分支機構眾多,文檔管理混亂怎么辦?敏捷科技文檔云管理系統一鍵助力!
發布時間:2022-11-15    作者:admin

如今,隨著市場競爭越來越激烈,以及企業規模的不斷壯大,很多企業管理者開始應業務需要創建分支機構。即使是小型企業,也會有越來越多的業務人員常年在外地奔波。企業業務拓展更加自由的同時,也為團隊成員之間的數據互通、文檔共享創造了新的難題。


分支機構型企業文檔管理難題 /


No.1

文檔交互方式零散,版本管理混亂

由于只能進行遠程溝通,團隊成員之間可能會通過郵件、即時通訊軟件、網盤外鏈等各種方式傳遞文檔。文檔經過多次反復修改與審核之后,在協作成員的PC上都分散了多個文檔版本,久而久之,可能大家都不記得最終定稿的版本究竟是在郵箱里還是湮沒在某個文件夾下。


No.2

文檔缺少統一管控,經驗難以傳承

由于缺少行之有效的統一管理措施,文檔往往分散在員工自己的各種存儲設備中,不能被企業作為知識資產保存下來。例如當有新人接手新的項目時,沒有辦法借鑒到以前類似項目成功運作的經驗。而這些寶貴的經驗也會隨著員工的離職而消失。


No.3

獲取信息不便,溝通成本較高

由于缺少統一的信息共享平臺,需要的信息不知道該到哪里尋找。例如銷售人員長期在外地拓展業務,往往不能確定自己手中的產品資料是否為最新版本,當需要新的方案、更詳細的參數、產品細節信息時,往往不知道從何處獲取,有什么類似的文檔可以參考。



針對這些企業文檔管理的難點,敏捷科技作為數據安全與數據管理領域的領先企業,通過自主研發的敏捷科技文檔云管理系統(DM Cloud)為企業搭建了一個電子文檔集中管理的資源平臺,能夠滿足企業日常文檔管理中的各種需求,極大地提升員工工作效率、提高文檔安全性和利用率。


通過在企業中心部署DM Cloud,不論是企業總部辦公的員工,還是在外地辦事處、外地出差、居家辦公的人員,都能夠基于DM Cloud搭建的統一平臺,實現方便的文檔編輯、查找、分享、協作。


敏捷科技文檔云管理系統五大功能/


No.1

文檔集中管理

為用戶搭建了一個電子文檔集中管理的平臺,系統提供個人文檔中心和企業文檔庫管理。文檔集中存儲在管理系統中,即使本地硬盤損壞,文件丟失,還可以從文檔管理系統中下載恢復。


No.2

文件協同辦公

通過文檔在線預覽、在線編輯、標簽、評論和打分等功能,可提升文檔的關注度,使用平臺搜索引擎檢索時,排名更靠前,更容易被用戶檢索到;在線直接預覽文件內容,可以確認是否自己要找的文件;在線編輯文件可以提高文檔的利用率和辦公效率。


No.3

文檔權限配置

針對一份文檔、一個文件夾、一個項目組,可以分配訪問權限,管控了文件的知悉范圍,支持對文檔添加訪問者,訪問權限包含顯示、在線預覽、在線編輯、下載、復制、新建、修改、刪除,同時可以設定訪問的有效期。


No.4

文檔共享管理

系統支持將文檔進行內部共享和鏈接外發,提高工作效率。文檔所有者可將個人文檔共享給其他同事,并可配置使用權限,方便內部共享協作;文檔所有者可將文檔庫中的文檔,制作外部鏈接或以二維碼的方式分享給外網或外單位用戶,并可對文檔的閱讀次數做限制;文檔所有者可將個人文檔開啟檢索共享,能被其他用戶全文檢索到,便于知識資產的共用。


No.5

文檔安全防護

系統提供完善的權限管理與安全機制,提供多層次顆粒度的權限控制,通過強制訪問控制技術實現電子文檔的權限控制,通過自帶的加密接口,從系統中下載的文件實現加密保存,確保文件的上傳和使用有序進行,確保文件的安全性。



經過不斷研發打磨,敏捷科技文檔云管理系統不斷迭代升級,功能愈加完善。并且與中標麒麟、銀河麒麟等市面主流的國產操作系統完成信創適配,滿足客戶的國產化需求。當前已為浙江銀輪、縱橫機電、瀘州老窖、圣博瑪生物、中能硅業等行業領軍企業及其下屬機構提供高效便捷的文檔管理,助力企業高效協同辦公。


電話:4008-866-855
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